Chef.fe de projet logistique staff

Verbände & Großereignisse
Paris , Frankreich
Vollzeit
Concurrentiel
18 / 12

La direction déléguée aux moyens généraux est en charge des services de soutien de proximité du comité d’organisation. Elle est ainsi compétente en matière d’immobilier, de logistique de 1er niveau, de déplacements et hébergements du personnel du GIP.

Full description

Rôle

1. Missions en phase pre-event
Sous l’autorité directe du Directeur délégué aux Moyens généraux, le/la chef(fe) de projet logistique staff sera notamment chargé(e) :

a. De coordonner la logistique, voyages et hébergements du personnel du comité d’organisation

· Créer et gérer les procédures de suivis de la politique voyage et hébergement du personnel France 2023 ;
· Assurer le lien avec l’agence de voyage du comité d’organisation concernant tous les déplacements du personnel ;
· Assurer le lien avec l’agence de réservation des hébergements du comité d’organisation pour l’ensemble des besoins du personnel ;
· Assurer le suivi et le contrôle de l’exactitude de la facturation des deux agences citées supra en lien avec la direction des affaires financières ;
b. D’assurer la gestion de la flotte de véhicules de service du comité d’organisation

· Gérer le parc en totalité : 13 véhicules dont 10 délocalisés dans les sites de compétition ; responsabilité de gestion des 3 véhicules localisés au siège (suivi réservations etc..) en propre ;
· Suivre les consommations et la facturation carburant de la flotte ;
· Assurer la gestion des incidents / accidents sur les véhicules : déclaration sinistre plus suivi en lien avec l’assurance de la flotte ;
· Assurer le suivi et règlement des contraventions sur l’ensemble de la flotte.
c. Accompagner la gestion de l’immobilier et du mobilier du comité d’organisation

· Assurer la gestion administrative des différents baux et/ou contrats des locaux occupés par le comité d’organisation en central et sur les différents sites ;
· Anticiper les besoins au regard de la montée en puissance des effectifs du CO ;
· Planifier et organiser les besoins en mobilier sur les différents sites ;
· Gérer les différents locaux de stockage du siège du CO ;
· Mettre en œuvre, armement et soutien 24/7 du « Tournament headquarter » ;
· Etre en mesure d’effectuer des missions complémentaires (organisation de déménagements…) ;
· Assurer l'interface avec les interlocuteurs du siège du comité d’organisation pour les sujets dédiés à son champ d’intervention et en appui du directeur délégué aux moyens généraux.
d. Accompagner les besoins logistiques de premier niveau du comité d’organisation

· Anticiper et centraliser les besoins de fournitures et les consommables du comité d’organisation (recensement interne, planification et réalisation des commandes, gestion des stocks..);
· Suivre les inventaires du matériel acheté en vue d’anticiper l’après-évènement et la fin de vie des actifs en lien avec le département Héritage :

3.
Missions en phase Tournoi
Sous l’autorité directe du Responsable des services du Tournoi, le/la chef(fe) de projet logistique staff sera notamment amené.e à :

· Intégrer les Centre de Coordination des Services du Tournoi ;
· Centraliser les besoins logistiques relatifs au déplacement du staff ;
· Ecrire, en lien avec la direction RH, la politique de déplacement des salariés France 2023 ;
· Piloter les demandes de déplacements depuis le Tournament Management System (outil de gestion des déplacements) ;
· Assurer la réservation, en lien avec l’agence de voyage et la centrale de réservation hôtelière, des vols, des trains et des hébergements.

Compétences / expérience requises

· Expérience significative dans la gestion d’évènements et notamment dans le domaine de la logistique humaine ;
· De bonnes connaissances dans les domaines de l’hébergement et des transports ;
· Forte aptitude en termes de coordination ;
· Autonomie et rigueur dans le respect des processus pré établis;
· Etre détenteur du Permis B ;
· Notions opérationnelles de la langue anglaise seront souhaitées ;
· Maîtrise courante des outils bureautiques (Word, Powerpoint, Outlook) avec un niveau supérieur pour Excel ;
· Être polyvalent(e)

Qualités

· Professionnalisme ;
· Réactivité / Rigueur / Fiabilité ;
· Posséder la capacité à travailler de manière autonome, avoir le goût du travail en équipe, être positif.ve, proactif.ve et enthousiaste ;
· Avoir le sens de l’organisation et de l’initiative ; aptitude à la planification ;
· Agilité, capacité d’adaptation et d’écoute ;
· Bonnes aptitudes relationnelles, capacité à créer du collectif ;
· Capacité à gérer des dossiers en simultané
· Etre résistant à la pression de l'organisation des événements.

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