Assistant de direction bilingue (H/F)

Verbände & Großereignisse
Paris , Frankreich
Vollzeit
Concurrentiel
13 / 10

Sous l’autorité du Secrétaire Général du GIP #FRANCE2023, l’assistant de direction bilingue (H/F) prend en charge l’organisation administrative et logistique de la Direction générale et du Président, ainsi que la gestion du secrétariat général.

Full description

Description du poste :

  • Sous l’autorité du Secrétaire général, l’assistant de direction bilingue (H/F) est notamment chargé.e de :
  • La gestion de l’agenda et des courriels de la boîte fonctionnelle de la direction générale ;
  • La gestion des courriels du secrétariat de la direction générale ;
  • La frappe et mise en forme du courrier et des documents de la direction générale, ainsi que de leur suivi (enregistrement, classement, archivage des documents…) ;
  • L’organisation des affaires particulières (rendez-vous, invitations, interventions…) et des déplacements du président, du directeur général et directeur général adjoint ainsi que du secrétaire général ;
  • L’organisation des réunions présidées par les membres de la direction générale (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles...) ;
  • La définition des commandes de fournitures de bureau et de consommables ainsi que la vérification de la conformité des livraisons ;
  • La mise à jour des outils de suivi des activités de la direction générale et des tableaux de bord de direction.

Toute autres missions similaires en lien avec le suivi des activités du secrétariat général et de la direction générale.

Expériences exigées :

  • Cet emploi est accessible avec un diplôme de niveau Bac+2 minimum en assistanat de direction, secrétariat bilingue, assistanat de gestion ;
  • Une expérience professionnelle de 2 à 5 ans est demandée ;

Une expérience professionnelle dans une administration, une organisation internationale ou à l’étranger est un plus.

Compétences requises :

  • Maitrise des logiciels informatiques : Word, Excel, Power Point, Internet ;
  • Maîtrise de l’anglais souhaitable : Niveau C1 (TOEIC > 945 points) ; si possible anglais langue maternelle ;
  • Bonne expression écrite et orale et maîtrise de l’orthographe et de la grammaire en français et en anglais ;
  • Maîtrise des techniques de secrétariat, de communication, de gestion administrative ;
  • Maîtrise des méthodes de classement et d'archivage ;
  • Savoir-faire en matière de planification et d’organisation de manifestations évènementielles, de déplacements.

Qualités relationnelles et personnelles :

  • Avoir le goût du travail en équipe ;
  • Faire preuve d’excellentes capacités d’organisation, de polyvalence, de précision et de rigueur ;
  • Être organisé et méthodique, disponible dans les moments de pointe, savoir prendre des initiatives ;
  • Savoir organiser son poste de travail et ses activités, identifier les priorités et s’adapter à des tâches variées ;
  • Savoir gérer le stress, les tensions dans les périodes d’activité intense ;
  • Savoir coordonner ses activités avec celles de ses collègues ;
  • Savoir respecter la confidentialité.

Conditions de travail :

Sous l’autorité hiérarchique du Secrétaire général (SGE), vous travaillerez en lien direct avec la direction générale du GIP #France2023 ainsi qu’avec son président.

Vous travaillez en relation étroite avec les autres services du GIP France 2023 et l’ensemble des protagonistes inhérents à l’organisation de la Coupe du Monde.

  • Lieu de travail : Paris 5e
  • Prise de poste : au plus tard 02/11/2022
  • Date de fin : 30/11/2023
  • Type de contrat : Contrat à durée déterminée dit d'intervention
  • Statut : Cadre au forfait jour
  • Rémunération : selon grille des rémunérations de la CCNS du groupe 6

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