Sports Transversal Administrative Assistant

Fédérations et événements
Suisse
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Fondée le 14 avril 1900 à Paris, l’Union Cycliste Internationale (UCI) est l’instance faîtière du cyclisme dans le monde.

Sa mission consiste à développer et superviser le cyclisme sous toutes ses formes et pour tout le monde, en tant que sport de compétition, activité de loisir saine, et moyen de transport et de s’amuser. L’UCI assure par ailleurs la promotion de ses propres événements, notamment des Championnats du Monde Route UCI, manifestation annuelle emblématique, et d’un grand nombre d’autres Championnats du Monde et Coupes du Monde dans les différentes disciplines. Son siège se trouve à Aigle, en Suisse, au Centre Mondial du Cyclisme UCI.

 

Full description

Mission:

En votre qualité d’Assistant(e) Administratif(ve) Transversal(e) Sports vous occupez une place importante au sein du Département des Sports. Sous la responsabilité du Manager Opérations Transversales Sports, vous gérez les tâches administratives liées à ce secteur et soutenez les membres de l’équipe transversale dans leurs activités. Vous traiterez plus particulièrement des procédures de l’ensemble des disciplines du Département des Sports, de la gestion des désignations des Commissaires et de l’organisation des cours de formation ainsi que de la gestion des accréditations.

Responsabilités et principales tâches:

Transversal

  • Assister le Manager des Opérations Transversales dans ses activités quotidiennes
  • Assurer le suivi administratif des dossiers et des projets découlant de l’Unité Transversale
  • Rédiger et optimiser divers documents relatifs au Département des Sports
  • Organiser certains séminaires et réunions en présentiel ou en vidéo-conférence
  • Coordonner des briefs et meetings réguliers avec les différentes disciplines et partenaires
  • Procéder au suivit des factures liées aux différents partenaires travaillant avec le Département des Sports
  • Participer à l’implémentation et l’amélioration de notre plateforme de gestion des accréditations et des voyages avec notre partenaire externe
  • Gérer les commandes des trophées de Coupe du Monde UCI
  • Mettre en place en place des outils de pilotage, de suivi et de reportings des activités pour l’interne et l’externe
  • Rédiger des correspondances diverses en français et en anglais.

Commissaires

  • Assister le « Coordinateur Commissaires – Opérations » dans la gestion des désignations des Commissaires sur les différents événements, toutes disciplines confondues
  • Assister le « Coordinateur Commissaires – Formation » dans l’organisation des cours de formation et de certains séminaires
  • Mettre à jour le contenu des formations des Commissaires
  • Organiser les réunions de la Commissions Commissaires et prise de procès-verbaux en anglais
  • Etablissement de statistiques

L’Union Cycliste Internationale (UCI) est certifiée EDGE Move depuis janvier 2022. EDGE constitue le standard de référence au niveau international pour la certification des organisations en matière d’égalité professionnelle entre hommes et femmes. L’UCI est la première Fédération sportive internationale certifiée EDGE Move.

Profil:

  • CFC d’employé-e de commerce ou formation jugée équivalente
  • Au minimum 3 années d’expérience d’assistanat dans un environnement international français-anglais
  • Parfaite maîtrise du français et de l’anglais avec d’excellentes capacités rédactionnelles dans les deux langues
  • Très à l’aise avec l’environnement MS Office
  • Très bonnes capacités organisationnelles
  • Connaissances de la plateforme monday.com, un atout
  • Rigoureux(se), motivé(e) et intègre
  • Capable de travailler de manière autonome tout en gardant un bon esprit d’équipe
  • Fort intérêt pour le sport et plus particulièrement pour le cyclisme

Entrée en fonction : de suite ou à convenir

Nous rejoindre, c’est avoir l’opportunité d’exploiter vos compétences, de participer à l’actualité sportive et de contribuer au succès d’une organisation moderne et dynamique. Si ce poste vous intéresse et que vous correspondez au profil, merci de faire parvenir votre dossier complet (lettre de motivation, CV, certificats de travail et diplômes).

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