Adjoint/e manager des opérations évènementielles

Fédérations et événements
France
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La Fédération Française de Tennis recrute un-e Adjoint/e manager des opérations évènementielles en CDD. 

Full description

Entreprise

La Fédération française de tennis (FFT), fédération sportive agréée, conformément à la législation en vigueur et à ses statuts, organise et gère les activités du tennis professionnel français. Elle est chargée par délégation ministérielle de promouvoir, d'organiser et de développer le tennis en France, de réunir et de soutenir les clubs affiliés, et de coordonner leurs activités.

Elle est également propriétaire et organisatrice de grands tournois internationaux comme Roland Garros ou le Rolex Paris Master. Enfin elle assure la représentation de la France par l'engagement des équipes de France dans des manifestations internationales comme la Coupe Davis, la Billie Jean King Cup ou les Jeux olympiques et paralympiques.

La FFT va accompagner l’organisation de l’Evénement sportif majeur de l’été 2024, et dans ce contexte elle recrute un/e adjoint/e du manager des opérations évènementielles. La FFT s’engage en faveur de la diversité, toutes nos offres de postes sont ouvertes aux personnes en situation de handicap.

Poste

Poste en CDD à objet défini à pourvoir dès le mois de décembre pour une durée de 23 mois.

La direction Grand Evènement 2024 a pour missions principales :

  • de la supervision, de la coordination et de l’animation des équipes de livraison opérationnelle et de compétitions ;
  • de la planification de l’événement et le séquencement de publication des Livrables ;
  • de la conformité des Livrables et le respect des délais en lien avec la planification ;
  • de la mise en œuvre du processus de contrôle et de changement ;
  • des rapports et tableaux de bord, selon un cadencement progressif (mensuels, bimensuels, hebdomadaire) et conformément aux exigences et formats du Comité d’organisation de l’évènement sportif majeur de 2024 ;
  • de la relation avec le Sport manager Boxe pour la préfiguration de dispositif opérationnel spécifique à ce sport ;
  • de s’assurer de la bonne intégration de l’ensemble des parties-prenantes dans la planification et les opérations ;
  • de participer aux séances de coordination avec le Comité d’organisation de l’évènement sportif majeur de 2024 ;
  • du management des ressources des équipes de livraison opérationnelle et de compétitions, en lien avec les ressources en charge de la Gestion du personnel (RH).

L’adjoint manager des opérations évènementielles est rattaché/e au Manager en charge des opérations évènementielles au sein de la direction Grand Evènement 2024.

Sous la responsabilité du Manager, il/elle intervient sur les différentes phases du projet :

Animation et coordination du projet :

  • Assurer l’interface avec les équipes du Comité d’organisation et les activités fonctionnelles internes FFT
  • Organiser les ateliers et réunions de travail entre les métiers contributeurs internes et externes
  • Animer les instances de pilotage internes du projet
  • Assurer le suivi et l’organisation des visites du Site pour l’ensemble des partie prenantes
  • Coordonner les demandes internes et externes, respecter les exigences et directives organisationnelles
  • Assurer le suivi de la réception, l’envoi et la redistribution de documentations spécifiques au Site et à l’Evènement
  • Suivre la production des Livrables, leur conformité et le respect des délais

Concevoir et planifier les dispositifs :

  • Mettre en place un processus de planification et de gestion de projet
  • Piloter la planification de chaque activité fonctionnelle
  • Accompagner l’élaboration et/ou consolidation des plans architecturaux et des plans techniques
  • Contribuer à la conception des dispositifs et des niveaux de services aux côtés des métiers, dans le respect des exigences, et en favorisant la circularisation des informations entre les métiers
  • Accompagner l’élaboration du planning des opérations de montage et de démontage
  • Produire un grand nombre de documents (rapports d’avancement, gestion des procédures, reporting, présentations...) notamment pour les réunions et ateliers de travail

Livraison :

  • Déployer, coordonner et superviser quotidiennement une équipe de planification et de gestion opérationnelle de l’Evénement
  • Assurer l’intégration des équipes de l’ensemble des parties prenantes
  • Assurer un reporting régulier au Comité d’Organisation
  • Produire ou coordonner la diffusion des documents constituant le plan de livraison de l’événement

Profil

Compétences nécessaires :

  • Aptitude à la gestion et au management de projet
  • Maîtrise du secteur de l’évènementiel et de ses prestataires
  • Planification et budgétisation
  • Suite office
  • Anglais professionnel

Qualités requises :

  • Créativité et curiosité
  • Polyvalence, flexibilité et adaptabilité
  • Rigueur, sens de l’organisation et de l’anticipation
  • Esprit d’équipe et dynamique
  • Gestion du stress, réactivité et diplomatie
  • Qualités rédactionnelles et relationnelles

Formation/Expérience :

  • Minimum 3 à 5 ans d’expérience dans le domaine événementiel
  • Expériences opérationnelles similaires probantes

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