Office Manager (H/F)

Région
Paris - France
Salaire
Compétitif
Publication
jeudi 15 juin 2017
Date limite
mercredi 28 juin 2017
Contrat
CDD
Horaire
Temps Plein

Le Comité d’Organisation Local des Coupes du Monde Féminines FIFA France 2018 (U20) et France 2019, association créée à l’initiative de la FFF, porte l'ambition d'accueillir le meilleur du football mondial féminin en offrant des expériences fantastiques et véhiculant un esprit de fête, afin de marquer l'histoire et transmettre un héritage riche et passionnant !  

Notre succès se construira sur notre mobilisation et le respect de ces engagements.

Parce que la tenue d’une coupe du monde de football en France est un enjeu majeur, nous recherchons des collaborateurs dynamiques ayant le goût du challenge qui partageront notre état d’esprit et notre investissement à faire de ces évènements un succès !

Venez intégrer notre structure et bénéficiez d'une expérience exceptionnelle !

CM2019

Missions

L'Office Manager assure le bon fonctionnement des espaces de travail et des services administratifs du Comité d’organisation. Il coordonne l'ensemble des activités concernant la gestion, l'entretien et la sécurité de l'immobilier du Comité d’organisation (services, installations, équipements).

Rattaché(e) à la Responsable des ressources humaines, vous serez en charge du pilotage des prestations Services Généraux du comité d’organisation, comprenant la maintenance des équipements informatiques, l’entretien et le nettoyage des locaux, l’accueil physique et téléphonique des visiteurs, le restaurant interentreprises, le courrier…

A ce titre, vos missions seront de :

  • Gérer l’intégration des nouveaux arrivants : badges d’accès, matériels (téléphone, ordinateurs…), supervision de l’installation du poste de travail ;
  • Gérer le parc informatique en lien avec le prestataire de service ;
  • S’assurer que la gouvernance en matière d’infogérance et de gestion de parc informatique soient conformes  aux niveaux de service contractuel définis (suivi du ticketing sur la  partie helpdesk et des délais de réponse, pilotage des affectations de techniciens de proximité en fonction des besoins  opérationnels...) ;
  • Faire la liaison avec le service informatique de la FFF sur des problèmes ponctuels.
  • Assurer le bon fonctionnement des imprimantes, des photocopieuses, des destructeurs de documents et des autres appareils, y compris la gestion des équipements de bureau (remplacer les cartouches d'encre, remettre du papier et effectuer des petites réparations, des travaux de nettoyage et des contrôles réguliers) ;
  • Achat de moyens généraux (prestations de service, consommables communs…), gérer des contrats et suivi budgétaire ;
  • Gérer les espaces de bureaux, à savoir maintenir des contacts réguliers avec le propriétaire, la direction du bâtiment et la sécurité de ce dernier, réorganiser et réaménager les espaces des bureaux en fonction des besoins individuels, s'occuper du marquage visuel (installation et démontage), superviser le système de contrôle d'accès et suivre toutes les procédures de sécurité et les plans d'évacuation; préparer des espaces de travail pour les nouveaux collaborateurs,
  • Gérer les stocks, en particulier vérifier les fournitures du petit matériel de bureau et effectuer les commandes nécessaires ; organiser le matériel nécessaire pour les nouveaux collaborateurs et traiter les autres besoins de bureaux spécifiques ;
  • Supervision de la gestion du courrier  « arrivée et départ » par l’hôtesse d’accueil
  • Analyser et éventuellement alerter la direction sur les consommations anormales ou usages non conformes en terme de suivi de parc (notamment les consommations mobiles) ;

 

Intégré(e) au cœur des ressources humaines, vous pourrez être amené(e) à participer aux réflexions et actions sur différentes thématiques, et notamment le volet intégration des collaborateurs.

 

 

Profil recherché

  • Diplôme universitaire en gestion logistique ou équivalent
  • Vous avez acquis une connaissance assez fine des environnements techniques (notamment informatique et bâtiment)
  • Vous savez appréhender les besoins internes et les expliquer aux prestataires
  • Compétences en gestion administrative et connaissances en logistique d'achats et de bureau
  • Vous avez un sens du service développé et êtes doté d’un excellent relationnel.
  • Vous êtes polyvalent(e) et savez vous rendre disponible.
  • Vous savez être force de proposition.

 

 

Expériences

  • Vous avez une expérience d’au moins 3 ans sur un poste similaire
  • De 3 à 5 ans d'expérience dans la gestion logistique, dont au moins 1 an avec des responsabilités de manager.

 

 

Compétences linguistiques requises

Des notions de la langues anglaise sont souhaitables.

 

Autres compétences requises

Maitrise courante des outils bureautiques Microsoft Word, Excel, Powerpoint, Outlook.

 

 

Conditions

  • Service Ressources Humaines
  • Date de début : Septembre 2017
  • Date de fin : Juillet 2019

 

 

Candidature 

Professionnalisme et réactivité font partie de nos valeurs.

Aussi, toutes les candidatures doivent être transmises au plus tard le Mercredi 28 juin 2017 via l’outil de recrutement en cliquant sur Postuler

Le LOC est « handi-accueillant » - les bénéficiaires d’une reconnaissance de travailleur handicapé ou assimilé sont bienvenus.