Assistant de Direction - Planification & Coordination Relations Internationales (F/H)

4 jours restants

Recruteur
Paris 2024
Région
Paris, France
Salaire
Compétitif
Publication
jeudi 28 juin 2018
Date limite
jeudi 26 juillet 2018
Contrat
CDI
Horaire
Temps Plein

Le Comité d’Organisation des Jeux Olympiques et Paralympiques (“Paris 2024”) recherche un(e) assistant(e) de direction talentueux(se) et autonome pour assister la direction de la planification et coordination, des relations CIO/IPC et de l’IKM (Information & Knowledge Management) et la direction des relations internationales. Le poste est basé à Paris.

Le poste est placé sous l'autorité conjointe des Directeurs/-trices des départements concernés et jouera un rôle critique dans le soutien opérationnel et la coordination générale des deux départements.

Ce poste exige une forte capacité à travailler dans un environnement à forte pression, à mener de front de multiples projets et priorités, de manière autonome et avec un grand sens pratique. Le/la candidat(e) idéal(e) sera clairement orienté(e) vers l'action. Il/elle disposera du plus haut niveau d'intégrité et de discrétion dans le traitement d'informations confidentielles et les plus hauts standards de professionnalisme dans ses interactions au sein de Paris 2024 et avec les parties prenantes. La parfaite maîtrise de l'anglais à l'écrit et à l'oral est obligatoire.

Il/Elle est notamment chargé(e) de :

  1. Gestion et traitement du courrier, rédiger des projets de lettres avec une excellente capacité rédactionnelle en français et en anglais;
  2. Organiser les réservations et gérer les déplacements en France et à l'étranger en accord avec les procédures appropriées ;
  3. Gestion des agendas et coordination des rendez-vous en France et à l'international;
  4. Assurer le suivi et faciliter le respect des échéances et des livrables en cours pour la direction;
  5. Préparer, diffuser l'agenda des réunions et rédiger les minutes. Assister les directions dans le suivi et la documentation des actions décidées en réunion ;
  6. Interagir avec les homologues au sein des partenaires publics et privés de Paris 2024, des consultants ou prestataires externes pour organiser les réunions, les conférences téléphoniques, les agendas;
  7. Assister la direction dans la préparation et la rédaction des notes, des présentations power point et des tableaux de suivi ;
  8. Assister la direction dans la préparation et l’organisation de séquences événementielles liés aux départements.
  9. Etre force de proposition, en coordination avec la DRH, pour insuffler l’esprit d’équipe au sein de la direction ;
  10. Prendre le recul nécessaire et suggérer de manière proactive des améliorations structurelles des procédures impliquant les différentes équipes de la direction et plus largement de Paris 2024, les autres assistant(e)s afin de fluidifier la coordination au fur et à mesure de la croissance des effectifs de Paris 2024. 

Expérience exigée

  • L’Assistant/-e dispose d’une expérience significative de la gestion d'agenda, de déplacements et le soutien opérationnel de Directeur/-trice au niveau d’un Comité exécutif avec des échéances fixes et des contraintes financières strictes ;
  • Il/Elle peut démontrer une forte aisance rédactionnelle (courriers officiels, compte-rendu des réunions, notes, présentation…) en français et en anglais ;
  • Il/Elle dispose d’une expérience probante dans un contexte de projet, nécessitant de gérer de multiples tâches, à établir des priorités et à maintenir les échéances.

Compétences et qualifications requises

  • Candidat(e) très motivé(e), organisé(e), rigoureux/(se) et efficace ;
  • Souci du détail ;
  • Les plus hauts standards d'intégrité et de discrétion ;
  • Très bon relationnel ;
  • Maîtrise de soi et intelligence des situations ;
  • Esprit d'équipe, positif, proactif (ve) et enthousiaste ;
  • Parfaite connaissances et pratique des logiciels de bureautique, Outlook (Advanced), Excel, Word, Powerpoint, interfaces web et mobile ;
  • Parfaite aisance en anglais à l’écrit et à l’oral.

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