Le Chef de Projet Evénementiel, un chef d’orchestre en action

Publié : mercredi 21 décembre 2016

Metiers Chef Proj

Postes : Responsable événementiel, Organisateur de manifestations sportives

Secteur : Marketing / Communication / Evénementiel

Experts :

Baptiste Tuffereau, Chef de Projet – Keneo

Christophe Puginier, Running Events Manager – Amaury Sports Organisation


Avec l’Euro 2016, le Championnat du Monde de Handball 2017, la Coupe du Monde féminine de Football 2019 et peut-être les Jeux Olympiques 2024, sans parler des récurrents Internationaux de Roland Garros, Tour de France et autres Meeting de Paris (Athlétisme), la France accueille de nombreux événements sportifs internationaux. Encore plus d’événements nationaux et locaux.

Tous ces événements requièrent une organisation méticuleuse afin de faire coïncider, si possible, les besoins et/ou volontés des organisations sportives, des athlètes, des investisseurs et du public. Ce travail revient en général à un Chef de Projet Evénementiel, le plus souvent opérant depuis une agence événementielle.

Pour présenter le métier de Chef de Projet Evénementiel, nous avons recueilli le témoignage de Baptiste Tuffereau, Chef de Projet chez Keneo, et Christophe Puginier, Running Events Manager chez Amaury Sports Organisation.

Profil des candidats :

Le Chef de Projet Evénementiel est avant tout un généraliste. Il connait évidemment les ressorts de l’organisation d’événements, mais doit surtout être capable de gérer toutes les parties prenantes spécialistes impliquées dans le projet. S’il existe des filières spécialisées dans l’événementiel, et dans l’événementiel sportif, on devient généralement chef de projet après un Master Management du sport ou école de commerce.

 « J’ai d’abord effectué une licence pour devenir professeur d’EPS puis une licence et un Master Management du Sport (Master 2 MELS STAPS Orsay). Sur le plan professionnel, j’ai découvert l’événementiel sportif avec le FC Nantes, comme animateur sportif sur des Roadshows mais également en tant qu’hôte d’accueil en loge sur les matchs du FC Nantes. J’ai ressenti le besoin d’orienter mon stage de M2 vers une structure plus impliquée dans l’organisation de l’événement.  J’ai donc répondu à une offre de stage de Keneo. Ce stage s’étant bien passé, KENEO m’a proposé un CDI en tant que Chef de projet Junior, poste que j’occupe depuis août 2016. » (Baptiste Tuffereau)

« J’ai une formation d’école de commerce en management international, mais avec tout au long une appétence personnelle pour le sport, ce qui m’a poussé à faire des jobs d’été ainsi que mes stages, intermédiaires et de fin d’études, dans le sport, chez des agences et sponsors. Mon dernier stage, je l’ai fait chez Antargaz, sponsor du Tour de France, c’est comme ça que je me suis rapproché finalement d’A.S.O ; puis, arrivé sur le marché du travail, j’ai obtenu un poste chez A.S.O, de remplacement conge maternité, aux hospitalités/relations publiques. J’ai été reconduit et je suis passé à ce qu’on appelle les « épreuves grand public », c’est-à-dire les épreuves non-professionnelles, ouvertes à l’inscription pour tous, du côté du cyclisme. Je suis passé par Assistant Epreuves, ensuite Chargé de Projet, Chef de Projet, et maintenant, un peu par opportunité, Responsable du Département Running chez A.S.O. Désormais, je suis moins opérationnel, j’ai une équipe de 5 personnes et je fais plus du management de projets et d’équipes que vraiment chef de projet. » (Christophe Puginier)

Compétences professionnelles :

Le Chef de Projet Evénementiel est le leader du(des) projet(s), il doit maitriser les techniques de gestion de projet et de management.

 « Je pense que les compétences professionnelles nécessaires sont liées aux compétences organisationnelles. Nous travaillons souvent avec un timing très court sur les différents projets et il faut réussir à hiérarchiser les urgences, les missions, les besoins pour concevoir, produire et livrer dans les temps. » (Baptiste Tuffereau)

« Il faut avoir une capacité de fédérer, ça c’est primordial, vous avez autour de vous une équipe événement qui peut compter entre 3-4 personnes pour les petits projets jusqu’à 50, 60 personnes gravitant autour du projet comme le Marathon de Paris dont je m’occupe, plus le millier de bénévoles. Il faut motiver les gens, tirer le meilleur d’eux. » (Christophe Puginier)

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Qualités et compétences personnelles :

Le métier de Chef de Projet Evénementiel ne convient pas à tous les caractères. En effet, il faut savoir gérer à la fois le temps, le budget et les hommes et femmes impliquées dans le projet.

 « Les qualités nécessaires pour ce métier sont celles liées au relationnel, être à l’écoute pour bien comprendre les tenants et les aboutissants des projets, avoir du self-control pour gérer les éventuels pics de stress que les imprévus peuvent créer mais également être proactif et réactif pour être capable de trouver des solutions rapidement face aux problèmes rencontrés sur le terrain. » (Baptiste Tuffereau)

« La capacité relationnelle est très importante. Si vous n’avez pas un peu de charisme, d’aura, de leadership, ce n’est pas évident que tout le monde vous suive. Et puis le sang-froid, résister à la pression et résister tout court. Pendant les événements, c’est très peu de sommeil, des coups de fil à toute heure du jour, de la nuit, et il faut avoir les idées claires pour prendre les bonnes décisions. » (Christophe Puginier)

Missions :

Le Chef de Projet Evénementiel est d’abord un coordinateur de talents. Sous des contraintes de temps et de budget, il conçoit et met en œuvre une stratégie événementielle qui répondra aux attentes de la marque, des financiers et, bien sûr, du public.

 « Je travaille au pôle Servicing/Activation, principalement pour le compte de la FFF, client majeur de KENEO que nous accompagnons sur le Programme de Présentation Sportive lors des matchs des Équipes de France. Il s’agit de travailler sur la conception, la production et la livraison des programmes d’animations : coordination du dispositif d’accueil, des programmes jeunes mais également de la cérémonie d’ouverture récemment mise en place ainsi que des contenus diffusés sur les écrans géants. » (Baptiste Tuffereau)

« J’aime bien donner cette image, le Chef de Projet est un peu comme un chef d’orchestre, on donne les partitions à chacun des spécialistes, les « instruments », et nous on agite la baguette pour que tout se mette en musique, et qu’il n’y ait pas de fausse note. Je ne suis pas spécialiste du marketing, ni des médias, ni de la finance, par contre j’ai une vision de tout, une connaissance de tout, j’oriente et je donne la stratégie, et je m’assure que tout se passe selon le plan. On sait où on veut emmener l’événement d’ici trois, quatre, cinq ans, en fonction du projet, on pilote le budget et on attribue des budgets aux différents départements. Ensuite, il y a ce qui touche à l’événement en lui-même : on gère les parcours, la chronométrie, les dossards, médailles, classements, etc. Et enfin, il y a ce que j’appelle les « relations extérieures », avec les autorités, les préfectures, les mairies. En résumé, le métier de Chef de Projet a trois facettes : la coordination, le côté sportif et les relations extérieures. » (Christophe Puginier)

Evolution du marché du travail :

Au fil des années, l’événement prend une ampleur de plus en plus importante, que ce soit pour le public qui veut entretenir une relation étroite avec les athlètes, les organisations sportives (clubs, fédérations…) qui y voient un moyen essentiel de recruter des fans ou encore les annonceurs qui peuvent compter sur les technologies innovantes dans les stades pour développer image et notoriété.

« J’ai été président d’un association étudiante (AEMSO) avec des objectifs tournés vers l’insertion professionnelle des étudiants de la formation, j’ai pu constater que de nombreux étudiants souhaitaient travailler dans l’événementiel sportif. Il y a un déséquilibre entre l’offre et la demande, l’événementiel sportif évolue, progresse et se professionnalise mais pas au point de créer un nombre d’emplois suffisant permettant d’absorber la demande. Les étudiants doivent être conscients que les écoles/formations qui vantent leur « réseau » ne leur décrocheront pas un job, ce sera bien à eux d’être performants. » (Baptiste Tuffereau)

« L’événementiel, historiquement, est un métier d’agence, parce que ça prend du temps, c’est un métier pour les jeunes, c’est tout de suite beaucoup plus compliqué avec des enfants, des responsabilités importantes. Ceci étant dit, il n’est pas improbable que les organisations sportives, professionnalisent dans ce secteur mais A.S.O n’est pas un bon exemple car on est un peu à part. Le marché du travail dans l’événementiel est assez fluctuant, il dépend en fait surtout des différents événements qui peuvent avoir lieu sur le territoire. En 2017, il y aura le Championnat du Monde de Handball, en 2019, la Coupe du Monde de football féminin, cela permet de faire bouger les choses. » (Christophe Puginier)

Un conseil d’expert :

« Mon principal conseil serait de commencer le plus tôt possible à se confronter au terrain, par du bénévolat/volontariat sur les évènements sportifs. Dans la majorité des régions de France, il y a des événements sportifs presque tous les week-ends (running, sports collectifs, individuels, etc..), il n’est pas difficile de trouver les contacts des organisateurs et de proposer ses services, cela peut se faire aussi à l’étranger. Cela permettra à mon sens de voir les différents métiers, de développer plusieurs compétences et de se créer un réseau qui est essentiel dans ce secteur. Un bon candidat à ce poste est pour moi un candidat qui présente plusieurs expériences significatives dans l’évènementiel sportif. Je pense également qu’il ne faut pas négliger l’anglais de plus en plus important sur les grands évènements sportifs. » (Baptiste Tuffereau)

« La clé pour se lancer dans l’événementiel, pour moi, c’est le réseau, et l’abnégation. Il y a beaucoup de refus mais il faut y aller, il faut envoyer, montrer qu’on est motivé. Parfois, je reçois des CV, puis on me recontacte, puis on se croise sur un événement, et si c’est bien amené et pas du harcèlement, on retient la tête, le nom et petit à petit le contact se crée, et puis peut-être que demain, s’il y a un poste… Le monde du sport, ça reste un milieu assez fermé, les gens se connaissent beaucoup, on se voit sur des salons, des conférences. Il faut savoir entretenir et cultiver son réseau. » (Christophe Puginier)

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